OGÓLNA INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W POWIATOWYM CENTRUM POMOCY RODZINIE W GŁUBCZYCACH

Realizując obowiązki określone w art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Głubczycach, Aleja Śląska 3, 48-100 Głubczyce, nr tel. 77 307 33 54, adres e-mail:

2. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, pana Andrzeja Pawłowicza, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw poprzez adres e-mail; iod@pcprglubczyce.pl  lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Głubczycach przetwarza dane osobowe w szczególności w celu:

1. wykonywania zadań publicznych i obowiązków prawnych w zakresie:

• pomocy społecznej;
• wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;
• rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz wspierania osób z niepełnosprawnościami;
• realizacji programów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
• przeciwdziałania przemocy domowej i udzielania pomocy osobom doznającym przemocy;
• prowadzenia postępowań administracyjnych, rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;
• udostępniania informacji publicznej;
• realizacji obowiązków sprawozdawczych, kontrolnych i archiwalnych;

2. zawierania i wykonywania umów, dokonywania rozliczeń finansowych oraz prowadzenia postępowań dotyczących udzielania zamówień;
3. prowadzenia naborów, zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy;
4. zapewnienia bezpieczeństwa osób, informacji, systemów informatycznych i mienia Administratora;
5. realizacji innych zadań powierzonych Administratorowi na podstawie przepisów prawa.

W zależności od rodzaju sprawy podstawę prawną przetwarzania stanowią:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy podstawą przetwarzania jest dobrowolnie udzielona zgoda;
• art. 9 ust. 2 lit. a, b, g lub h RODO – jeżeli realizacja danego zadania wymaga przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia lub niepełnosprawności;
• art. 9 ust. 2 lit. f RODO – jeżeli przetwarzanie szczególnych kategorii danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• art. 10 RODO – w przypadku danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, wyłącznie w zakresie dozwolonym przepisami prawa.

Podstawy prawne przetwarzania wynikają w szczególności z:

• ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
• ustawy z 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
• ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• ustawy z 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej;
• ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego;
• ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym;
• ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;
• ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
• ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
• ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• przepisów wykonawczych oraz innych przepisów właściwych dla określonego rodzaju sprawy.

Dokładny cel oraz szczegółowa podstawa prawna przetwarzania są wskazywane w informacji dotyczącej konkretnej sprawy, usługi, programu lub formularza.

4. Kategorie przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju prowadzonej sprawy. Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• dane dotyczące sytuacji rodzinnej, osobistej, mieszkaniowej i społecznej;
• dane dotyczące zatrudnienia, wykształcenia i kwalifikacji;
• dane dotyczące dochodów, majątku, zobowiązań i rachunków bankowych;
• dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności oraz potrzeby korzystania z określonych form wsparcia;
• dane dotyczące postępowań sądowych i administracyjnych;
• dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa – jeżeli ich przetwarzanie jest przewidziane przepisami prawa;
• inne dane niezbędne do rozpatrzenia sprawy lub wykonania zadania Administratora.

5. Źródła danych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo – jeżeli pozwalają na to przepisy prawa – z innych źródeł, w szczególności:

• od przedstawicieli ustawowych, opiekunów, pełnomocników i członków rodziny;
• od sądów, prokuratury, Policji i innych organów publicznych;
• od ośrodków pomocy społecznej, centrów usług społecznych oraz innych jednostek pomocy społecznej;
• od organizatorów rodzinnej pieczy zastępczej, rodzin zastępczych i placówek opiekuńczo-wychowawczych;
• od podmiotów leczniczych, placówek oświatowych i innych instytucji – w zakresie dozwolonym prawem;
• od Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz z systemów wykorzystywanych do realizacji jego programów;
• z rejestrów publicznych i innych prawnie dostępnych źródeł.

Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, szczegółowa informacja może wskazywać również konkretne źródło oraz kategorie otrzymanych danych.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

• organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze, Policji oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
• jednostkom pomocy społecznej, organizatorom rodzinnej pieczy zastępczej, placówkom opiekuńczo-wychowawczym i innym podmiotom uczestniczącym w realizacji określonego zadania;
• Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz innym instytucjom finansującym, kontrolującym lub nadzorującym realizację programów;
• bankom i operatorom płatności – w zakresie niezbędnym do dokonywania wypłat i rozliczeń;
• operatorom pocztowym i podmiotom świadczącym usługi doręczania korespondencji;
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, serwisowe, hostingowe, archiwizacyjne, prawne, audytowe lub inne usługi związane z obsługą jego działalności.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą je przetwarzać wyłącznie na podstawie umowy i zgodnie z poleceniami Administratora.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani do organizacji międzynarodowych.

Jeżeli w określonym procesie miałoby dochodzić do takiego przekazywania, osoba, której dane dotyczą, otrzyma odrębną informację o podstawie przekazania i zastosowanych zabezpieczeniach.

8. Okres przechowywania danych

        1.   Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały pozyskane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa oraz obowiązujących Administratora regulacji kancelaryjnych i archiwalnych, w tym w szczególności:

• dokumentacja spraw prowadzonych w ramach zadań publicznych będzie przechowywana przez okres wynikający z właściwej kategorii archiwalnej;
• dokumentacja finansowa i księgowa będzie przechowywana przez okres wymagany przepisami o rachunkowości, finansach publicznych i podatkach;
• dane związane z umowami będą przechowywane przez czas wykonywania umowy, wymagany okres dokumentacyjny oraz okres niezbędny do rozliczenia umowy i dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia, osiągnięcia celu przetwarzania albo wystąpienia innej przesłanki powodującej zakończenie przetwarzania;

        2.  Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wymagają tego obowiązki archiwalne, kontrola, postępowanie sądowe, administracyjne lub wyjaśniające.

        3. Szczegółowy okres albo kryteria jego ustalenia są wskazywane w informacji dotyczącej konkretnego procesu.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dokonywanego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. W szczególności prawo do usunięcia danych, sprzeciwu lub przenoszenia danych może nie przysługiwać, jeżeli dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązku prawnego albo zadania publicznego.

10. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na stronie internetowej: www.uodo.gov.pl.

11. Obowiązek podania danych

Podanie danych może być:

• wymogiem ustawowym – jeżeli obowiązek ich podania wynika z przepisów prawa;
• warunkiem rozpatrzenia wniosku, przyznania świadczenia, udzielenia pomocy lub podjęcia innego działania przez Administratora;
• wymogiem umownym albo warunkiem zawarcia umowy;
• dobrowolne – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.

Niepodanie danych wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do rozpatrzenia sprawy może spowodować brak możliwości jej rozpoznania, przyznania świadczenia, udzielenia wsparcia albo zawarcia lub wykonania umowy. Szczegółowe konsekwencje niepodania danych są wskazywane przy ich pozyskiwaniu.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

Jeżeli w określonym procesie takie przetwarzanie miałoby wystąpić, osoba, której dane dotyczą, zostanie o tym poinformowana odrębnie.

13. Informacje dotyczące poszczególnych procesów

Ze względu na różnorodność zadań realizowanych przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Głubczycach niniejsza informacja ma charakter ogólny.

W przypadku poszczególnych spraw, programów i usług Administrator przekazuje dodatkowe informacje określające w szczególności dokładny cel i podstawę prawną przetwarzania, zakres odbiorców, okres przechowywania danych oraz konsekwencje ich niepodania.